Nurul Muhamad

Senin, 29 Juni 2026 di Gedung Workshop Jalan Raya Kanci KM.10 Kecamatan Astanajapura, Kabupaten Cirebon, bertempat di Workshop, pengecekan Dokumen Cisem 2 dalam bayang-bayang arsip terjaga. Apaan tu, arsip terjaga? Ialah konsepsi dari penjagaan arsip guna peninggalan memori kolektif bangsa. Sebagaimana tipologi arsip, “unik“, dan mungkin tidak bisa kita temukan dari sumber informasi yang lain. Sebut saja satu jenis seperti kontrak atau surat perjanjian pekerjaan yang menjadi dasar pelaksanaan pekerjaan.

Satu item dokumen perlu pemaknaan dalam cara pandang. Bisa jadi nilai guna kontrak sebagai sumber hukum tatkala proses pembangunan sedang berjalan. Nah…bagaimana tatkala pekerjaan selesai? bukankah tak seharusnya kita tidak meninggalkan begitu saja fungsi landasan hukum dari perjanjian saat kemaren lalu?

Secara skema penyusunan Dokumen Cisem 2 terdiri dari volume 1 sampai dengan volume 5.

1. Volume 1 GENERAL terdiri atas Project Control dan data report (Vol 1 Daily report, Vol 1 Weekly Report, Vol 1 BA HDD, Zinker, Auger Boring, Vol 1 WIR
2. Volume 2: ENGINEERING terdiri atas as built document, Vol 2 as built drawing aligment sheet, Vol 2 as built drawing cable FO, Vol 2 as built drawing engineering afc ini yang merupakan blueprint atau gambar yang bisa jadi diperlukan di dalam pelaksanaan operator.
3. Volume 3 PROCURRMENT terdiri atas MDR
4. Volume 4: QA/QC contruction reportVol 4 QA/QC & Construction Report yang terdiri atas report cold bending, fiber optik, pipe line, work shop, precommisioning work package, LBCV, KP (QA\QC), Film Radiography
5. Volume 5: Health, safety, Environment (HSE) terdiri atas ijin kerja, mcu, inspeksi k3l, notulen rapat, laporan (harian,mingguan,bulanan) k3l, limbah domestik, DCS, TBM, P2H, INSPEKSI, INDUCTION, Pelatihan eksterdnal dan internal, dsb….
6. Vol.6. Precom & commisioning

Melalui skema penataan dokumen di atas menggambarkan pola pekerjaan konstruksi sejak perjanjian sampe dengan selesainya pekerjaan. KSO Timas -Pratiwi sebagai pelaksana kegiatan menyepakati skema pengkodean dokumen sebagai dasar penataan arsip sebelum project dimulai.

Skema ini yang terkadang perlu diliat secara seksama karena menjadi bagian lengkap dan utuhnya rekaman pembangunan pipa transmisi gas bumi oleh Pemerintah melalui Kementerian ESDM dengan perkiraan anggaran 2,7 Triliun dari APBN sejak tahun 2024 sampai desember 2025

Berada di workshop Cirebon ini , Hand Over aset termasuk dokumen beserta gedung dan tanah perlu penyelaman ijin pembangunan, sertifikat tanah dan data dukung lain yang terkait Barang Milik Negara. Secara pencatatan aset masuk ke kekayaan Badan Layanan Umum Lemigas yang nantinya dioperatori secara teknis oleh pertamina gas.

Akhirnya, pendampingan pemberkasan arsip pembangunan infrastruktur migas sebagaimana gambaran kegiatan diatas merengkuh peran arsiparis dalam penjagaan memori kolektif bangsa.

Arsip project infrastruktur dikembalikan ke Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) Ditjen Migas melalui Pejabat Pembuat Komitmen pada Direktorat Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas oleh Pelaksana pekerjaan dituangkan di dalam Berita Acara. Prasyarat lengkap dan utuh menjadi prioritas kearsipan demi ketersediaan informasi unik berbasis arsip.

Selain itu, diperlukan kesamaan persepsi atas keberadaan daftar arsip sebagai indikator kelengkapan dan keutuhan arsip dimana terlampir pada berita acara pengembalian arsip kepada Ditjen Migas sebagai pemberi kerja.

Sampai disini, enggel nyata proses pembangunan pasca kontrak sampai terbangunnya transmisi gas bumi meninggalkan tanya, dimana dan apa saja arsip proses pengadaan sampai terlahirnya kontrak?. Atau tarik dua langkah, dimana dan apa saja arsip proses penganggaran, proses perencanaan anggaran sehingga mengendap pada dokumentasi yang lebih untuh.

Serahkan Kepada Kami, Arsip Aman Kerja Nyaman

Organisasi tanpa arsip ibaratkan tentara tanpa senjata. Pepatah itu mengingatkan arsip memerlukan pengelolaan yang baik. Meski demikian arsip berkedudukan sebagai senjata untuk seorang tentara, nyatanya saat arsip telah memasuki masa retensi, banyak arsip dikeampingkan begitu saja.

Unit Kearsipan Ditjen Migas terpercaya dari pegawai sebagai pengguna layanan. Layanan pemindahan, layanan penyimpanan serta penelusuran arsip adalah produk layanan kami.

Perkembangan rotasi dan mutasi pegawai meningalkan arsip begitu saja di ruang kerja. Apresiasi arsip sebagai aset berharga, lenyap seiring status rotasi dan mutasi yang diterima pegawai. Arsip ditinggal begitu saja di ruang kerja sebelum dipindahkan ke unit kearsipan. Arsip yang dimaknai sebagai aset berharga dan dasar pengambilan keputusan yang penting akan tidak terkelola dengan baik.

Berikut Video singkat proses pencarian arsip yang kami lakukan guna kepuasan pengguna layanan

“Terima kasih ya om nurul“, tulis Ahmad Mursidin pada 6/5, jam11.00 setelah mendapati layanan penelusuran SK kenaikan pangkat sebagai PNS di Ditjen Migas Kementerian ESDM.

Untuk keperluan upload secara mandiri pada aplikasi MyASN BKN, Pengelola Kepegawaian itu mendatangi ruang layanan arsip yang berada di Lantai 4 gedung Ibnu Sutowo. Sembari menunjukkan warna indikator “merah” pada aplikasi myASN BKN kepadaku, kebutuhan dukungan layanan arsip yang menyimpan dosir pegawai pun siap ia terima.

Tak lama setelah dilayani, dua carik kertas (arsip) ia bawa mendatangiku kembali guna mendapatkan layanan “scan”. Setelah mendapat file pdf nya, dilanjutkan dengan mengisi formulir layanan arsip.

Dari cerita di atas, nyatanya Arsip SK CPNS, SK PNS 100% dan SK Kenaikan pangkat terakhir yang terbit pada tahun 1998 dan tahun 2006 (berumur 20 tahun bahkan lebih) masih menjadi aset berharga demi raihan indek ketersediaan arsip versi BKN.

Bayu Permono, Pengelola Kepegawaian mengkonfirmasi kepadaku bahwa BKN memang menerbitkan standar ukuran ketersediaan arsip melalui indek ASN digital melalui Upload dokumen mandiri pada aplikasi MyASN.

Akhirnya cerita diatas memantik kebanggaan bahwa tarikat kearsipan selama ini (sudah 16 tahun loh…😊, selaras dengan citizen metric marketing dan publik services logic dimana satu pegawai terlayani dengan arsip yang ia bawa (ketemu) dan mengucap terimakasih sebagai ungkapan emosi baiknya, masih lebih baik dari predikat Bintang 5.

Pola klasifikasi pada pembinaan usaha hilir migas(MG.05)  dihadapkan pada kompleksitas industri hilir migas. Industri hilir dan penyesuaian Sturktur Organisasi dan Tata Laksana (SOTK) level kasubdit/pokja nyatanya menciptakan rekaman kegiatan dengan subyek baru yang semakin beragam. Contohnya, subyek tersier “kebijakan hilir migas” terkait pengawasan usaha pengolahan, pengangkutan, penyimpanan, niaga, harga, dan subsidi migas bukan saja terkait perizinan.

Kondisi tersebut menyebabkan hambatan dalam penentuan kode klasifikasi arsip oleh para pegawai sebagai tataran mengorganisasi informasi yang selaras dengan prinsip kearsipan. Belum lagi jebakan intuitif para pegawai yang hanya menyandarkan pada pembacaan kosa kata yang tersurat pada naskah dinas. Kosa kata ditengarai sebagai konten arsip yang surat perlu diikuti dengan perubahan pola klasifikasi terutama pada level tersier sehingga dapat meminimalisir prosentasi terjadinya inkonsistensi pelabelan informasi.

Yang tidak kalah penting untuk diperhatikan ialah pergeseran pegawai dalam operasional kearsipan yang semula dipundak pengadministrasi/sekretaris/arsiaris ke staf teknis(analisis usaha hilir dan analis kebijakan hilir migas) terkait. Penggunaan aplikasi berbasis web (seperti NADINE) untuk menerbitkan arsip telah memutus rantai pemberian kode klasifikasi yang menjadi salah satu aktivitas operasional kearsipan.

Kita akan sepakat bahwa operasional kearsipan bukan beban beaya dan bukan pula beban kerja. Hambatan penentuan kode klasifikasi dan pergeseran implementask dikarenakan teknologi pembuat arsip ini perlu segera diatasi guna mendukung capaian efisiensi operasional kearsipan.

Arsip substansi hilir migas MG.05 pada kategori subyek tersier yang lebih aplikatif dan mendukung efisiensi operasional kearsipan (penentuan kode klasifikasi masalah) perlu analisis melalui hal hal berikut:

1. membandingkan subjek kategori tersier pada klasifikasi MG.05 dengan numenkelatur kasubdit/pokja saat ini
2. mengidentifikasi kebutuhan klasifikasi arsip MG.05 pada kategori subyek tersier dari para pegawai di direktorat pembinaan usaha hilir migas
3. Menyusun matrik klasifikasi arsip berbasis proses bisnis direktorat jenderal migas pada level 3 dan 4

Dalam konteks literatur ilmiah para pakar, mendefiniskan informasi akan terdistribusi sebagaimana alur kerjanya.   (William saffady :2022). untuk itu informasi perlu klasifikasi yang berlogika sistem informasi intar organ penerbit arsip(  Frank Upward: 2023).

Akhirnya, tulisan ini menjadi analisis teknis urgensi penyesuaian kode klasifikasi MG.05 pada kategori tersier. Peta Proses bisnis Direktorat Jenderal Migas terbitan 2025 (kep 61.K) perlu diformatkan ke dalam pola klasifikasi arsip yang kemudian diverifikasikan melalui surat ke unit kerja  direktorat pembinaan usaha hilir migas.

Naskah Dinas terbagi menjadi beberapa klaster dalam sudut pandang tujuan pembuatannya, misalnya untuk administrasi produk hukum sampai dengan layanan publik. Selain itu, format naskah dinas menjadi pembeda antara satu dengan yang lainnya dengan alasan sifat keterbukaan informasi maupun distribusi sesuai transaksional penerimanya.

Dalam kontek regulasi di Indonesia, Naskah Dinas Arahan dapat dikaji dari beberapa tinjauan perundangan yakni UU 43/2009 tentang Kearsipan, UU 30/2014 tentang Administrasi Pemerintahan, UU 12/2011 tentang pembentukan peraturan perundang undangan, dan UU 25/2009 tentang Layanan Publik, dan UU 11/2009 tentang informasi dan Transaksi Elektronik, dan UU 14/2008 tentang keterbukaan informasi publik.

Sebagaimana topik diskusi terkait Naskah Dinas arahan, maka klaster “arahan” ini megarahkan kita pada dua naskah produk hukum yakni pengaturan (Peraturan) dan Penetapan (keputusan). Sampai disini indukan perundangan UU 11/2011 menjadi rujukan beserta aturan pelaksanaannya.

Jika kita menilik perkembangan naskah dinas, pedoman dan pembedaan jenis naskah termasuk naskah dinas arahan diatur oleh masing masing lembaga dan kementerian. Kemudian sejak Tahun 2008, Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara (PAN) dan Reformasi Birokrasi (RB) menerbitkan pedoman umum yang wajib dipedomani instansi termasuk RSUD sebagai unit pelaksana teknis pemerintahan sebelum dicabut pada tahun 2017.

Konteks naskah dinas dimana berkedudukan instrumen wajib kearsipan (PP 28 tahun 2012 tenteng pelaksanaan UU 43/2009 tentang kearsipan) maka diskurs tata naskah dinas mengacu pada Peraturan ANRI tahun 2021 tentang pedoman umum tata naskah dinas di lingkup kedinasan baik Kementerian lembaga BUMN, PTN dan Pemerintah Daerah

Dari hal hal yang tersebut diatas maka diskusi yang jenis naskah dinas arahan yang berlaku di salah satu RSUD mempunyai enggel atau penyusunan dan pengelolaannya berpedoman pada instansi induk yang menaungi Rumah Sakit tersebut apakah Kenenterian Kesehatan, Pemerintah Daerah, BUMN dan Perguruan Tinggi Negeri.

Kedudukan naskah dinas di RSUD ini juga mempunyai enggel sebagai pelaksanaan administrasi pemerintahan karena dimiliki dan dijalankan oleh pihak pemerintahan. Pun tak lupa, naskah dinas arahan di RSUD perlu ditinjau dalam kerangka pelayanan publik yakni kesehatan masyarakat.

Dari sisi Keterbukaan informasi publik pun, naskah dinas arahan berupa keputusan RSUD perlu disediakan secara berkala dan serta merta. Tatkala ditransmisikan secara elektronik menjadi dokumen elektronik beracuan pada UU ITE.

Akhirnya simpulan pada jenis naskah dinas aranam berupa peraturan, keputusam, Sirat Edaran dan Standae Operasional Prosedur di Suatu RSUD memiliki multi dimensi sejak pedoman dalam teknis penyusunan (kearsipan), tinjauan format produk hukum, peran sebagai bentuk layanan kesehatan (publik services), akses terbuka, serta autentitas elektroniknya.

Media perekam dan penyampai informasi berupa kertas dan media elektronik berbasis analog yang dikategorikan konvensional samakin banyak ditinggalkan oleh penggunanya. Tentu ini mempengaruhi para pewarta dan pekerja yang menggantungkan hidupnya di media konvensional.

Sebut saja pak Bogi, tetangga saya di perumahan VTB Depok Jawa Barat, harus mengalami penyesuaian jumlah pegawai meski dikategorikan sebagai pegawai senior. Divisi Program di TV One yang hampir 20 tahun ia tekunk, harus mengalami penyesuaian kerja dan media sehingga pak bogi pun pensiun lebih dini.

Dari fenomena di sekitar tersebut, saya pun membuat hipotesa bahwa media konvensional dipengaruhi perubahan baik dari sisi teknologi yang mempengaruhi kecepatan distribusi, maupin sisi produsen yangvterkait dengan finansial dan kemampuan ekonominua serta dinamika masyarakat sebagai penggunanya.

Nah bagaimana analisis secara kajian Akademiknya?

Marshal Mcluhan, Profesor Universitas Toronto dengan Teori ekologi Medium mengetengahkan media elektonik dan digital membentuk persepsi masyarakat. Dari sini kita belajar media elektronik dan media digital secara sosiologi komunikasi.

Pertanyaan selanjutnya kapan media online mulai muncul. Suatu penelitian karya Henry Jenskin yang dikenal dengan Convergence Culture: Where Old and New Media Collide (2006), meringkas tiga hal yakni yang pertama aliran konten informasi ke khalayak media apapun.

Yang kedua partisipasi pengguna seperti halnya blog atau konten buatan memantik produser media. Jenkins sebagai profesor di Universitas Sout of California itu menutup pilar kovergensi media pada fenomena atas potongan potongan informasi yang dapat memunculkan narasi secara kolektif.

Dari uraian kedua profesor atau ahli tersebut diatas, maka dapat dihipotesakan bahwa karakteristik distribusi dan interatitivitas pengguna berbanding erat dengan konten informasinya.

Melalui teorinya Mchluhan “medium is massage, atau teori ekologi media maka kita akan sepakat bahwa pengguna dibentuk oleh medianya. Pun ketika sebagai bentuk perpaduan media elektronik dan digital memenuhi keseharian akses masyarakat maka media online akan dialiri konten sebagaimana pilar convergensi media ala Henry Jenskin.

Yang kemudian akan menarik untuk didiskusikan selanjutnya ialah media online ini bersifat dematerialisasi atau secara material tak akan mudah dikondisikan namun memiliki kapasitas ruang simpan secara siber /online yang begitu besar dengan jangka waktu atau retensi yang lama serta aksesibilitas yang luas.

Kemudahan dalam menyimpan dan mengakses informasi sebagaimana karakteristik media online membentuk era “algoritma” dimana akan menjadi dua mata pisau sekaligus antara baik atau berguna sekaligus buruk atau merusak. Pilar konvergensi ala Henry Jenskin mengingatkan kita semua bahwa potongan informasi di dalam media akan menjadi narasi kolektif.

Pun ketika ketidaktegasan antara produsen dan konsumen informasi yang juga menjadi pembeda dengan antara media konvensional media online mengarahkan kita pada teori Prosumer yang dikenalkan oleh Alvin Toffler dalam bukunya The Third Wave (1980).

Akhirnya, dari diskusi karakteristik media konvensional dan media online ini, mengajarkan Arsiparis untuk melakukan Preservasi dan konservasi media informasi bukan saja terkait material kearsipan saja, namun bagaimana mengkurasi dengan merepost dan mereproduksi informasi berdasarkan arsip yang autentik sehingga narasi kolektif dari media online berdasarkan bukti kearsipan

Alur Linear atau tahap demi tahap berlandaskan konsepsi Daur Hidup atau Life Cycle mengandung mandatori keberadaan organisasi kearsipan. Bentukan peran lokasi central file yang menjadi area arsip aktif dan kemudian berpindah ke records center yang menjadi habitat kala arsip inaktif secara linear menuntut keberadaan lembaga kearsipan sebagai muara (arsip statis).

Fokus fisik dokumen dan penjagaan secara berurutan menjadi pijakan organisasi dan lembaga kearsipan saat ini karena masih mempergunakan perspektive life cycle. Pada Pemerintah Pusat disebutlah ANRI dan pada Pemerintah Daerah disebutlah Kantor Dinas atao OPD Perpustakaan dan kearsipan. Pun di tingkatan Universitas diberikan pengenal sebagai Pusat Arsip.

Baik ANRI, OPD Kearsipan dan Pusat Arsip berperan dalam memori kolektif bernilai sejarah atau arsip statis. Bagaimana untik arsip dinamis??

Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 tahun 2009 memberikan mandatnya bahwa Kementerian dan lembaga wajib menyusun organisasi kearsipan sebagai unit penyelengara kearsipan. Jelas aturan tersebut berada dalam perspektif life cycle akan menyelaraskan tujuan pembangunan kearsipan secara efektif. Adanya organ di dalam organisasi yang menangani kearsipan secara khusus menunjukkan sifat linearnya penciptaan arsip dimana adanya produsen/pencipta arsip, dan perantara arsip sebelum musnah dan statis (domain lembaga kearsipan).

Kemudian kearsipan berada dalam tantangan kompleksitas pengelolaan rekaman kegiatan dari pengaruh pesatnya perkembangan teknologi informai dan komunikasi. Realitas masyakrakat sebagai pengguna layanan pemerintahan telah menuntut kearsipan atau dalam hal ini organosasi dan lembaga kearsipan agar mampu mengimbangi perubahan tersebut.

Senafas dengan kritik Frank Upwoard, pakar kearsipan australia dan melakukan kritik pada pendekatan daur hidup arsip yang kemudian memunculkan pendekatan continum model.

Sebagaimana konsep Continum model ala frank upward maka organisasi dan lembaga kearsipan perlu bertansformasi penuh mengikuti sosilogi komunikasi yang kemudian menelurkan teori Produsen dan konsumen (Prosumer).

Ketidakjelasan antara produsen dan konsumen rekaman kegiatan ini atau dalam kerangka pelaksanaan kehidupan berbangsa bernegara (sebagimana diksi Undang undang kearsipan), maka Organisasi dan lembaga kearsipan perlu bergerak bukan hanya sebagai penerima donor, namun dapat berperan aktif sejak dimensi Penciptaan, perekaman, Filling system, dan pemasyarakatan arsip bernilai sejarah.

Sumbu contimum model yang dapat diperankan oleh organisasi dan lembaga kearsipan ialah mengubah kedudukan arsip sebagai perwujudan transaksi organisasi menjadi dialektika politik kenegaraan dan kebangsaan (memori kolektif). contohnya Ijazah seseorang yang kemudian menjadi Presiden bukan saja merupakan berkas pendaftaran pada Komisi Pemilihan Umum, namun menjadi ingatan bersama dan hak semua orang untuk melihantnya (publik sebagai tingkatan tertinggi dalam politik pemilihan secara langsung). inilah yang kemudian dalam continum model disebut sumbu evidential

Organisasi dan lembaga kearsipan juga dituntut bertransformasi dalam mendikotomikan arsip aktif dan inaktif, karena menurut cotinum model, akses arsip bersifat seketika saat dimensi bekerja secara simultan. Contohnya: pendalaman arsip vital dan arsip terjaga yang berada di unit pengolah benar benar dilakukan oleh unit kearsipan. Artinya arsip vital yang dikatakan bersifat aktif, namun perlu manifest (Daftar Isi Arsip) di unit kearsipan (notabene memiliki domain objek arsip inaktif)

Organisasi dan lembaga kearsipan dalam perspektif Continum perlu menekankan bahwa pentingnya metadata bukan pada fisik atau media arsip. Aksesibilitas jangka panjang kearsipan melalui kurasi dan reproduksi dapat mendukung penyelarasan pembaruan teknologi.

Akhirnya, diskusi ini mengerucutkan pada pemahamanku bahwa organisasi belajar dengan sistem terbuka bukan karena keharusan demi mempertahankan eksistensi. Organisasi dan lembaga kearsipan dalam perspektif life cycle adalah terbaik dikalanya (bukan dihapuskan), namun perlu bertransformasi dan menjelma dalam perspektif continum model sebagaimana dimensi pluralisasi (dimensi arsip guna kepentingan masyarakat luas)

Pemberkasan arsip aktif atau yang lebih dikenal dalam filling dituntut bertransformasi sering perubahan lingkungan kepemerintahan berbasis elektronik dan perubahan sosiologi komunikasi publik.

Salah satunya tantangan yang nyata berasal dari Presiden RI saat memberikan sambutan pada Hari Kearsipan Tahun 2021. Kearsipan perlu meningalkan cara lama ke cara yang baru sebagaimana sumber yang diakses pada tanggal 21 April jam 00,19 WIB https://anri.go.id/publikasi/berita/presiden-jokowi-pengelolaan-arsip-harus-gunakan-cara-baru

Jika kita menyimak Pidato Presoden RI pada tautan simber termaksud, cara baru dari cara lama harus berasal dari cara pandang baru sehingga menghasilkan cara yang berbeda sama sekali dari yang sebelumnya. Pun dalam cara atau menetapkan tahapan filling system yang sebelumnya kental dengan penyimpanan central atau center ke multi penyimpanan.

Pangalaman empiris saya, selama 16 tahun bekerja di kearsipan, Filling system lebih berfokus pada sarana simpan baik diatur melalui kronologis,melalui subyek, melalui numerik atau alfa numerik dan seterusnya (sesuai metodologi klasifikasi arsip) dimana batasan berada dalam folder folder elektronik, satu aplikasi database, atau satu server.

Bahkan sebagaimana konsepsi organisasi Kearsipan pada UU RI nomor 43 tahun 2009 dimana bertipologi unit pengolah dan unit kearsipan memuat management penataan dan pemberkasan yang terbatas pada lokasi simpan/satu aplikasi database berlandaskan konsepsi central file dan records center.

Satu Aplikasi database tersebut ialah Aplikasi Umum Kearsipan Dinamis (AUBKD) yang kemudian dijuluki dengan nama SRIKANDI sebagai implementasi Perpres 95/2018 tentang SPBE dengan obyek surat surat dan administrasi yang diwajibkan bagi seluruh kementerian dan lembaga instansi pemerintah.

Aplikasi berbagi pakai tersebut (SRIKANDI), tentu menjadi sarana filling system yang mandatori menggenapi regulasi kearsipan yang berlaku saat ini. Aplikasi SRIKANDI digawangi oleh lembaga kearsipan nasional (ANRI) telah dilengkapi fitur filling system dimana pemberkasan dan penataan berfokus pada pemindahan objek naskah dinas ke dalam folder2 elektronik yang telah diatur secara logis menurut pengaturan Tata Naskah Dinas, SKKAD , Kode Klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip yang dicostumize sesuai instansi pengguna.

Sebagai bahan diskusi, menarik jika kemudian kita mempertanyakan, apakah filling system elektronik masih harus dihadapkan pafa landasan berfikir central dan center yang mirip dengan cara lama? Bukankah preservasi dan konservasi arsip tidak terlepas dengan sistem pemerintahan yang kini hampir semua berbasis digital /online sehingga mengakibatkan penyimpanan data rekod pun berbeda aplikasi database dan ruang servernya berbeda beda?

Wajar kiranya mempertanyakan itu, karena di Tahun 2025 kita dapat menjumpai pada kesepakatan International OAIS (Open Archival Information System) pada edisi ketiga ISO :14721: 2025 dimana secara signifikan merubah cara pandang dalam filling system arsip elektronik.

Jika pada edisi kedua 2012, OAIS masih bisa dikatakan berfokus pada preservasi penyimpanan, secara signifikan ISO ini memberikan panduan transformasi menuju keberlanjutan akses. Filling Sistem arsip elektronik bukan metafora filling sistem arsip konvensional melainkan management object data digital. Filing bukan lagi tersusun sebagaimana susunan folder yang tertata secara hirarkis sebagaimana jenjangnya, namun berupa penamaan object yang secara kosakata dapat terakses dengan akurat bahkam kala berada dalam konsepsi Big data.

ISO 14721 versi 2025 memberi penguatan pada perlunya penyusunan metada yang terstruktur pada object data dalam kerangka data manajemen. oleh karena itu, menurut hemat saya, sebagai tahapan dalam filling system ala ISO 14721: 2025 perlu kiranya memulai memberikan nama file atau memperhatikan metadata yang memiliki keterkaitan konteks kegiatan, konten atau isi sesuai perihalnya dan tak lupa strukturnya apakah surat atau laporan serta log riwayat jika terjadi pengkopian, download dan transmisi.

OAIS ISO 14721: 2025 ini menekankan bantuan algoritma sehingga dapat menciptakan otomatisasi data menegamen misalnya saja dapat digunakan saat pemberian klasifikasi arsip. Bahkan bukan sata satu cluod system, dengan struktur teknis dokumentasu perangjat lunak diharapkan dapat merender komponem arsip yang tersimpan di berbagai lokasi oenyimpanan atau multi cloud.

Akhirnya dari diskusi tahapan filling syatem arsip elektronik versi OAIS ISO 14721: 2025 tersebut memastikan bahwa arsip dapat lestari dari tingkat keterbacaan bahkan dengan teknologi masa depan, data atau file tidak rusak, dan metadata dapat memastikan asal usul atau meriwayatkan perubahannya (autentik)

Pada instansi Pemerintah, Pemetaan Resiko mendasarkan pada Peraturan BPKP tahun 2021 dalam kerangka Sistem Pengendalian Internal Pemerintah disingkat SPIP.

Kearsipan sebagai pemilik resiko menyatakan bahwa ketersediaan arsip menghadapi resiko “hilang, terselip, rusak, jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab berdampak ada terhambatnya tujuan organisasi.

Misalnya perjanjian kontraktual antara Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) sebagai wakil Pengguna Anggaran Negara memakai sumber APBN menjadi dokumen pokok dalam pelaksanaan project dan dasar pelaksanaan fungsi pembayaran oleh unit keuangan yang mengalami hilang atau rusak, terselip, bocor akan berdampak pada akuntabilitas pembayaran dan pelaksanaan pekerjaan.

Dari kerangka ini maka menurut Peraturan BPKP tahun 2021 perlu melihat penyebab, peristiwa dan dampak yang ditimbulkan.

Kemungkinan terjadinya peristiwa hilang atau rusaknya dokumen teridentifikasi dari alur kerja sejak penyusunan kontrak, ditandatangani dan didistribusikan kepada pihak yabg terkait.

Bagi organisasi, pernyataan resiko (Daftar Resiko/risk register) ini akan menjadi dasar analisa kemungkinan peristiwan dan penyebab dalam kerangka pemilik resiko (unit kerja yang menerbitkan atau menerima sebagai dasar jaminan akuntabilitas)

Bentuk mitigasi yang dapat dilakukan dalam mitigasi resiko ialah penyusunan kontrak perjanjian setidaknya rangkap tiga atau lebih sebagaimana pihak yang terkait dalam pekerjaan (PPK, Penyedia, KPA/Kuasa Pengguna Anggaran) atau pihak yang terkait dokumen termaksud.

PPK dan penyedia jasa serta KPA mengarsipkan masiang masing arsip asli begitu sebagai bukti akuntabilitas. Kemudian pada fungsi pembayaran dapat mepergunakan copy asli sehingga dapat memitigasi resiko hilang dan rusak.

Mitigasi berupa penyusunan arsip rangkap dan penggunaan copy untuk kerangka pembayaran menjadi mitigasi pertama. mitigasi kedua ialah pemindahan arsip  tatkala berakhirnya masa audit internal dan eksternal atau masa inaktif.

Kontrak Perjanjian kegiatan yang diperuntukkan KPA akan disimpankan oleh fungsi dokumen kontrol atau arsiparis untuk kemudian menjadi arsip vital pada unit kearsipan.

Pernyataan resiko “ketersediaan arsip kontrak atau surat perjanjian dengan kemungkinan terjadi peristiwa hilang atau rusak serta jatuh pada pihak yang tidak bertangungg jawab memiliki dampak terhambat pencapaian tujuan organisasi dan rusaknya akuntabilitas instansi pemerintah.

Dari hal tersebut diatas, maka manajemen resiko kearsipan harus diikutkan pada SPIP atau risk register yang diterbitkan organisasi (unit ortala).

Perumusan organisasi dipengaruhi oleh pandangan terhadap manusia bukan mesin penghasil uang, manusia tidak kaku namun butuh pengakuan. Seiring waktu berlalu, organisasi menjadi sistem organis yang terus bertumbuh kembang dan adaptasi dari perubahan lingkungan. Bahkan sesara sosilogis adat atau norma yang mapan dimasyarakat (Definisi lembaga menurut kamus bahasa Indonesia) menjadi alas perumusan organisasi.

Berikut Analisis nya.

Bermula dari efisiensi kerja menjadi pijakan tatkala revolusi industri mulai melanda di Eropa. Pada era sampai dengan tahun 1930 tersebutlah begawan teori klasik organisasi yakni federik taylor, henry payol, dan max weber.

Ciri yang secara klasik memandang manusia sebagai mesin, atau motivasi manusia sebagai penghasil uang. Pun manajemen ilmiah ala federik taylor atau teori birokrasi ala max weber menaruh ketegasan dan seolah organisasi dianggap kaku atau mesin

Fungsi manajemen didalamnya terdapat pemahaman perencanaan, pengorganisasian, perintah, koordinasi dan kontrol sebagaimana teori administrasi ala henry payol pun dikategorukan teori organisasi klasik

Kritik pandangan manusia sebagai mesin penghasil uang pun muncul bersamaannkebutuhan manusiabatas pengakuan dan interaksi pada 1930-1950 memunculkan teori neo klasik (penelitian elton mayo dkk). dari neo klasik ini, organisasi membutuhkan peran psikologi manusia sebagai makluk sosial

Kemudian pada perkembangannya, sejak tahun 1950 sampai saat ini yang kemudian dipengaruhi multi disiplin keilmuan antara manajemen, administrasi, psikologi dan sosiologi, perumusan organisasi menjadi sistem organis yang hidup dan terus tumbuh berkembang seiring perubahan lingkungan

Sosiolog berkebangsaan Amerika dari stanford university, Richard scott, 1995 memandang lebih konkrit rumusan lembaga dan organisasi.

Secara umum atau formalnya organisasi dipandang sama dengan lembaga. namun dalam kajian Scott yang kemudian dipandang sebagai teori institusional baru memandang organisasi berbeda dengan lembaga.

Dalam bukunyabyang berjudul Organizations: Rational, Natural, and Open Systems, yang diterbitkan oleh Prentice Hall di Amerika Serikat pada tahun 1981 sampai dengan edisi kelima tahun 2007, perumusan organisasi telah berkembang bukan hanya mengejar efisiensi secara rasional, berkembang secara alamiah dengan mengejar kelangsungan hidup berkelompok sampai dengan sistem terbuka yang dipengaruhi lingkungan luar.

Pada perkembangannya, Scott menaruh perhatian perumusan lembaga dalam perspektif sosiologi berpijak pada adat istiadat atau norma yang mapan di dalam masyarakat yang menjadi alas perumusan organisasi.

Hal tersebut dikenal dengan tiga pilar yakni regulasi, norma sosial, dan budaya kerangka berpifikirnya manusia